دلایل استفاده از نمونه به جای گردآوری اطلاعات از کل جامعه نسبتا واضح هستند. در بررسی‌های پژوهشی که مستلزم گردآوری اطلاعات از صدها یا حتی هزاران عضو هستند گردآوری اطلاعات با آزمون یا بررسی هر عضو به طور علمی غیرممکن است. حتی اگر موارد ذکر شده ممکن باشد، زمان، هزینه و سایر منابع انسانی مانع عمده‌ای بر سر راه پژوهش هستند. بررسی یک نمونه، به جای کل جامعه در بعضی موارد منجر به نتایجی می‌شود که از پایایی بالاتری برخوردار است، زیرا اساسا در این حالت خستگی کمتری وجود خواهد داشت، و بنابراین در گردآوری اطلاعات خطاهای کمتری صورت می‌گیرد، خصوصا زمانی که اعضای جامعه زیاد باشند. در برخی موارد، استفاده از کل جامعه برای آگاهی یا آزمون چیزی ناممکن است. بنابراین اصولا نمونه برداری به دلایل زیر صورت می‌پذیرد:
قوانین علمی باید دارای کلیت باشند تا بتوان آنها را در همه مواردی که موضوع پژوهش در آنها مصداق پیدا میکند، به کار برد. بنابراین چنانچه در پژوهش بتوان به همه مواردی که متناسب با موضوع پژوهش است دست یافت، یا بتوان تا آنجا که ممکن است آزمایش را تکرار کرد، نیازی به نمونه برداری نخواهد بود. اما چون نمی توان پژوهش را به گونه نامحدود گسترش داد از نمونه برداری استفاده می‌شود.
نمونه برداری موجب تسهیل و تسریع کار پژوهش، صرفه‌جویی در وقت، هزینه و نیروی پژوهش می‌شود.
در برخی آزمایش‌ها، خود آزمایش یا مشاهده به شکلی در پدیده مورد مطالعه تاثیر میکند و حتی سبب ضایع شدن آن مورد بخصوص می‌شود.
به گونه کلی بررسی یک نمونه (به سبب کنترل بیشتر) موثرتر و کارآمدتر از بررسی یک گروه بزرگتر است.
به ندرت نمونه‌ای وجود دارد که نماینده واقعی جامعه ای باشد که از آن استخراج شده است. در شرایط مختلف، باید به شیوه‌ای نمونه را انتخاب کند که معرف جامعه باشد. بنابراین بعضا اشتباهات در نمونه‌برداری صورت می‌گیرد. مهمترین اشتباهات می‌تواند به شرح زیر باشد:
انتخاب افرادی جهت نمونه، تنها به این دلیل که در دسترس پژوهشگر هستند. باید پاسخگویی را از منظر شهروندان بررسی کرد ولی از خبرگان استفاده می‌شود. برخی از سازمان‌های خدمات عمومی خصوصی شده‌اند، برای بررسی ارتقاء پاسخگویی آنها در برابر سازمان‌های خدمات عمومی دولتی باید دیدگاهن شهروندان را مدنظر قرار داد، ولی چون نمی‌توان به شهروندان دسترسی داشت، پرسشنامه‌یای‌ای به چند نفر از اساتید داده می‌شود.
اشتباه بدتر در انتخاب آزمودنی‌ها (مشارکت‌کنندگان) انتخاب افرادی است که حتی در یک جامعه مناسب قرار ندارند. پژوهشگران این نوع انتخاب را صرفا به خاطر سهولت کار انجام میدهد. به عبارت دیگر واحد تحلیل باید مدیران باشند ولی کارکنان مورد مطالعه قرار می‌گیرند.
در برخی مواقع تعیین و شناسایی یک نمونه مناسب، مستلزم صرف وقت و هزینه است. به همین دلیل عده‌ای سعی می‌کنند این عمل را از راهی کوتاه یا به اصطلاح میان‌بر انجام دهند. اما روش انتخاب یک نمونه از جامعه می‌تواند کلیت پروژه پژوهشی را در معرض انتقاد قرار دهد. اگر یافته‌های یک پژوهش به افراد دیگری به غیر از آنهایی که در نمونه موردنظر بوده‌اند قابل تعمیم نباشد، پژوهش انجام شده چیزی جز صرف انرژی و هزینه نخواهد بود.
زمانی که پژوهشگر نمونه‌ای از جامعه انتخاب میکند عوامل خاصی ممکن است توانایی وی را در استخراج نتایج از نمونه محدود کند. عوامل زیر منابع از بروز محدودیت می‌شوند:
کاهش خطاهای پوشش: نمونه‌ای که از یک جامعه هدف کامل احصاء شده است، دامنه پوشش آن کامل خواهد بود.
کاهش خطای نمونه‌برداری: انتخاب نمونه‌ای بزرگ از جامعه هدف خطای نمونه برداری را کاهش میدهد.
کاهش خطای اندازه گیری: استفاده از یک ابزار خوب که از سوال‌ها و پاسخ‌های روشن، نامبهم تشکیل شده است.
کاهش خطای عدم پاسخ: استفاده از رویه‌های اجرایی دقیق برای دست‌یابی به پاسخ‌های بیشتر تا حد ممکن.
منبع: روش شناسی پژوهش کمی در مدیریت: رویکردی جامع. حسن دانایی فرد، مهدی الوانی، عادل آذر. صفار، 1387.